¿Cómo obtener un EIN (Employer Identification Number)?
- JJRB
- 27 may
- 8 Min. de lectura
Cualquier empresa que desee abrir una cuenta bancaria, declarar impuestos federales, contratar empleados o establecer relaciones comerciales con proveedores en EE.UU. necesita un EIN. Incluso emprendedores extranjeros que no residen en el país deben obtenerlo si desean registrar una LLC, una C-Corp o cualquier otra entidad empresarial estadounidense.
Aunque su nombre sugiere que es solo para empleadores, el EIN no está limitado a empresas con empleados. De hecho, una gran cantidad de empresas sin empleados, como freelancers, consultores, negocios digitales y startups extranjeras, lo utilizan únicamente para fines fiscales y bancarios.
El proceso para obtener un EIN puede parecer sencillo en papel, pero cuando el solicitante es extranjero o no tiene número de seguro social (SSN), la complejidad aumenta. No es posible realizar la solicitud en línea en esos casos, lo que obliga a presentar formularios por fax o correo, o incluso contactar directamente al IRS por teléfono.
Además, cometer errores en el formulario SS-4 puede causar demoras, rechazos y dificultades con la apertura de cuentas bancarias o con la recepción de pagos por parte de clientes estadounidenses.
Por eso, en esta guía completa te explicaremos:
¿Qué es el EIN y para qué sirve realmente?
¿Quién lo necesita y cuándo?
¿Cuáles son los métodos de solicitud disponibles?
¿Cómo obtenerlo paso a paso siendo extranjero?
Errores comunes a evitar.
Y consejos prácticos desde la experiencia de una consultora tributaria que ha ayudado a decenas de emprendedores internacionales a obtener un EIN con éxito.
¿Qué es el EIN y por qué lo necesita tu empresa?
El EIN (Employer Identification Number) es un número de identificación fiscal emitido por el Internal Revenue Service (IRS) de Estados Unidos. Tiene una estructura de nueve dígitos (por ejemplo: 12-3456789) y se utiliza para identificar legalmente a una entidad comercial ante el sistema fiscal federal. Es, en términos simples, el equivalente empresarial del número de seguro social (SSN) para personas físicas.
Aunque se llama “número de empleador”, el EIN no está reservado solo para empresas con empleados. Cualquier entidad que realice actividades comerciales dentro del territorio estadounidense o que tenga obligaciones fiscales con el IRS necesitará este número para operar formalmente.
¿Quién necesita un EIN?
La necesidad de obtener un EIN no solo aplica a empresas grandes o con empleados. Está destinado a:
LLC (Limited Liability Company): incluyendo LLCs de un solo miembro (single-member).
Corporaciones (C-Corp o S-Corp).
Sociedades (Partnerships).
Empresas extranjeras que hacen negocios en EE.UU.
Propietarios únicos (Sole proprietorship) que desean abrir una cuenta bancaria comercial o contratar empleados.
Negocios que deben presentar impuestos federales o retener impuestos a empleados o contratistas.
Organizaciones sin fines de lucro, fideicomisos, propiedades y otros entes legales.
¿Para qué sirve el EIN?
El EIN es requerido para una variedad de trámites fundamentales, incluyendo:
Abrir una cuenta bancaria comercial en EE.UU.
Presentar declaraciones de impuestos empresariales.
Emitir formularios fiscales como el 1099 a contratistas.
Contratar empleados y gestionar nóminas.
Solicitar licencias comerciales.
Registrar impuestos estatales y locales.
Solicitar cuentas en plataformas como Stripe, PayPal o Amazon.
Establecer relaciones comerciales con proveedores o clientes estadounidenses.
En otras palabras, sin un EIN, una empresa en EE.UU. no puede funcionar plenamente dentro del marco legal, incluso si su operación es 100% remota o internacional.
Muchas personas extranjeras creen erróneamente que el EIN solo es necesario si se van a contratar empleados. Sin embargo, no tener EIN impide abrir cuentas bancarias, recibir pagos o incluso declarar impuestos, lo cual puede llevar a sanciones del IRS o al cierre de la empresa.
En la experiencia de nuestra consultora tributaria, el EIN es el segundo paso más importante después del registro legal de la empresa, y debe gestionarse con anticipación para evitar cuellos de botella operativos.
Aplicación práctica
Un ejemplo concreto: un diseñador gráfico colombiano que registró una LLC en Florida para vender servicios online no podía cobrar a sus clientes en EE.UU. porque Stripe le exigía un EIN para validar su cuenta. Una vez que lo tramitó correctamente, pudo procesar pagos, emitir facturas y llevar su negocio a nivel internacional sin obstáculos.
¿Cómo saber si necesitas un EIN?
Saber si necesitas un EIN (Employer Identification Number) no es siempre evidente a primera vista, especialmente si eres un empresario extranjero o un emprendedor independiente. Sin embargo, el IRS establece criterios bastante claros que permiten determinar cuándo es obligatorio obtenerlo y en qué casos es opcional pero recomendable.
Casos en los que el EIN es obligatorio
LLCs de un solo miembro sin empleados: Aunque no es obligatorio a nivel federal si los ingresos se reportan en la declaración personal del propietario, la mayoría de bancos y plataformas tecnológicas lo exigen.
Freelancers o propietarios únicos (solo propietarios): Si no tienen empleados y usan su SSN, podrían operar sin EIN. Sin embargo, usar un EIN es preferible para mantener la privacidad y separar finanzas personales de las empresariales.
Empresas extranjeras sin presencia física en EE.UU.: Si generan ingresos conectados a EE.UU. o necesitan facturar a empresas estadounidenses, el EIN es casi siempre necesario, aun sin presencia legal o local.
En nuestra consultora tributaria siempre aconsejamos ver el EIN no como una carga administrativa, sino como una herramienta de acceso: te abre la puerta a servicios financieros, te protege legalmente al separar tu identidad personal y empresarial, y te facilita operar globalmente desde una entidad registrada en EE.UU.
No esperar al último momento para tramitarlo es clave. Muchos empresarios registran la empresa y luego descubren que no pueden abrir cuentas ni operar porque no tienen el EIN. Por eso, anticiparse a esta necesidad es una decisión estratégica.
Aplicación práctica
Por ejemplo, una emprendedora peruana que ofrecía cursos online registró su LLC en Wyoming, pero no solicitó el EIN de inmediato. Tres semanas después, al querer abrir su cuenta en Stripe, se encontró bloqueada. Nuestro equipo le ayudó a completar y enviar el formulario SS-4, y tras obtener su EIN, pudo finalmente comenzar a cobrar sin restricciones.
Este tipo de casos se repite con frecuencia, por eso siempre recomendamos solicitar el EIN como parte del proceso inicial de incorporación.
Métodos disponibles para obtener un EIN
El IRS ofrece varias formas de solicitar el EIN, pero no todas están disponibles para extranjeros o personas sin un número de Seguro Social (SSN). Es importante conocer cuál es el método más adecuado para tu caso y evitar errores que puedan retrasar la obtención del número o invalidar tu solicitud.
Formas de solicitar el EIN
1. Solicitud en línea (IRS EIN Assistant)
Es el método más rápido, pero solo disponible para personas con SSN o ITIN. El solicitante debe estar en EE.UU. o tener presencia fiscal, y completar un formulario interactivo en el sitio web del IRS. El EIN se emite inmediatamente.
⚠ No disponible para extranjeros sin SSN.
2. Por fax
Si eres extranjero o no tienes SSN, puedes enviar el Formulario SS-4 completo al IRS vía fax al número:
(855) 641-6935 (si estás en EE.UU.)
(304) 707-9471 (si estás fuera de EE.UU.)
Este método suele tardar entre 4 y 10 días hábiles, dependiendo del volumen de solicitudes. Es el método más recomendado para extranjeros que quieren agilizar el proceso sin llamar por teléfono.
3. Por correo postal
Puedes enviar tu formulario SS-4 por correo a:
Internal Revenue Service Attn: EIN Operation Cincinnati, OH 45999 USA
Este es el método más lento, ya que puede demorar entre 4 y 6 semanas. Solo se recomienda si no tienes acceso a fax o consultora tributaria.
4. Por teléfono (solo para extranjeros)
Los solicitantes extranjeros pueden llamar directamente al IRS al número +1 (267) 941-1099, de lunes a viernes, de 6:00 a.m. a 11:00 p.m. hora del este.
Este método permite obtener el EIN al instante, pero requiere hablar inglés fluido y entender términos técnicos fiscales. Además, pueden pedirte que envíes el formulario SS-4 por fax durante la llamada.
Errores comunes al solicitar el EIN
1. Rellenar mal el formulario SS-4
Es muy común que los solicitantes cometan errores en los campos clave:
Casillas 9a y 10 (tipo de entidad y razón para solicitar).
Casilla 7a (nombre del responsable principal).
Casilla 4a (dirección física, debe ser válida y legible).
Un error tipográfico puede hacer que el IRS rechace la solicitud sin explicaciones claras.
2. Enviar el formulario incompleto
No enviar el formulario firmado o dejar campos en blanco es motivo de rechazo. Incluso si falta un solo dato, el IRS puede ignorar la solicitud.
3. Confundir la dirección comercial con la del Registered Agent
Muchos emprendedores colocan la dirección del agente registrado en lugar de la dirección de la empresa o responsable principal. El IRS puede tomar esta confusión como inconsistencia en la estructura.
4. No usar formato legible
Enviar formularios con letra ilegible o escaneos de baja calidad (si se usa fax digital) puede ocasionar demoras o pérdidas de la solicitud.
5. No anticiparse a la necesidad del EIN
Muchas personas esperan a tener un cliente o una urgencia bancaria para solicitarlo, lo que retrasa operaciones críticas. El EIN debe solicitarse inmediatamente después de registrar la empresa.
Solicitar el EIN parece simple, pero los errores son más comunes de lo que parece, sobre todo en emprendedores extranjeros que no conocen la jerga fiscal del IRS. Por eso, siempre recomendamos asesorarse con una consultora tributaria que revise el formulario SS-4 antes de enviarlo, o que gestione todo el proceso en tu nombre como tercero autorizado.
Recientemente, un empresario chileno nos contactó luego de enviar tres veces el formulario al IRS sin recibir respuesta. Detectamos que había llenado la casilla 9a de forma incorrecta, marcando "Other" en lugar de “Limited Liability Company”. Lo corregimos, enviamos el formulario por fax con todos los campos claros y legibles, y obtuvo su EIN en menos de 7 días.
Conclusión
Obtener un EIN (Employer Identification Number) no es solo un requisito técnico del IRS. Es uno de los pilares fundamentales para operar de forma legal, segura y profesional en Estados Unidos, tanto para empresas locales como para emprendedores y negocios internacionales que desean expandir sus operaciones desde fuera del país.
A lo largo de este artículo hemos visto que el EIN es esencial para:
Abrir cuentas bancarias comerciales.
Presentar impuestos federales.
Facturar legalmente en plataformas globales.
Acceder a servicios financieros y bancarios en EE.UU.
Cumplir con requisitos fiscales en estados y municipios.
Contratar empleados o emitir pagos a contratistas.
Lo más importante es entender que no se necesita ser ciudadano o residente para obtenerlo. Aunque el proceso para personas extranjeras sin número de Seguro Social (SSN) implica pasos adicionales, es completamente posible realizarlo con éxito si se elige el camino correcto: enviar el formulario adecuado, por el canal adecuado, y con los datos correctos.
Muchas veces, la diferencia entre un negocio bloqueado y uno que crece exponencialmente está en tener el EIN a tiempo y cumplir con los requisitos desde el primer día. No tenerlo puede impedirte cobrar, operar o declarar legalmente, lo que puede ocasionar retrasos financieros, pérdidas de oportunidades o incluso sanciones del IRS.
Nuestro consejo como consultora tributaria:
Solicita tu EIN como parte de tu proceso de incorporación, no después.
Tenerlo en mano desde el inicio te permitirá operar con libertad, escalar tu negocio con confianza y construir credibilidad ante bancos, clientes y autoridades fiscales.
“Todo gran negocio comienza con una decisión y un número: el que te conecta con el sistema y abre las puertas del mercado más grande del mundo.”
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